阿克伦大学-礼品卡政策/程序
摘要目的:
提供礼品卡和礼券的购买、分发、跟踪和会计方面的政策和程序。
政策声明:
如果费用合理并且是执行大学使命所必需的，则允许购买礼品卡。礼品卡无论价值多少，都被美国国税局视为现金等价物，必须申报纳税。采购和分发礼品卡的部门负责遵守美国国税局的规定和大学的政策。
定义:
就本政策而言，“礼品卡”的定义是代替现金或支票发行的储值或类似票据，包括但不限于礼品券。礼品卡作为一种现金等价物工具，受税收规则和内部控制规定的约束。
购买礼品卡的时间：
每张礼品卡的价值不得超过100美元。超过100美元的礼品卡必须事先得到财务主任办公室的批准。
以下个人或情况可购买礼品卡：
a.活动志愿者
b.赞助项目参与者
c.外展参与者
d.上门奖品/竞赛优胜者
e.调查参与者紧急情况下发给学生的礼品卡只能由ZipAssist办公室购买和分发。
紧急情况下发给学生的礼品卡只能由ZipAssist办公室购买和分发。
资助项目:
赞助项目参与者使用礼品卡
a.必须在赠款提案中说明使用礼品卡作为外部资助赞助项目参与者的奖励或奖励。如果礼品卡没有在奖助金提案中描述，购买赞助项目的礼品卡需要事先得到赞助商的书面批准。如果没有事先获得批准，礼品卡的购买是不允许的赠款。此外，在进行人体受试者研究时，必须将方案提交给机构审查委员会并由其批准，并且必须寻求并记录参与者的知情同意。
b.使用礼品卡作为非由外部实体资助的部门研究的奖励，应在描述性叙述、协议或出版物中加以说明。该文件必须明确指出，作为奖励使用的礼品卡将以适当的美元金额从指定的供应商或供应商处购买。当进行人体受试者研究时，该文件必须提交给机构审查委员会并由其批准，并且必须寻求并记录参与者的知情同意。
不能购买礼品卡的情况：
礼品卡不得为大学特别确定的在职员工，学生（本科生和研究生，博士后研究助理），大学雇用的研究人员或顾问购买。例如，部门可能不会为达到特定工作里程碑的员工购买礼品卡/证书。
•礼品卡不能作为礼物送给毕业的学生。
•礼品卡不得作为节日奖金或其他礼物赠送给员工或学生。
•礼品卡不得用于支付供应商和顾问收到的商品和/或服务。
购买礼品卡：
-礼品卡可通过邮政卡办公室购买。
礼品卡可以通过采购订单流程报价购买。
-礼品卡可通过采购部门预先批准的大学p卡购买。
税收的影响:
如果非雇员在任何日历年收到的礼品卡和提供的服务补偿的总价值超过600美元，将发出表格1099-MISC。如果礼品接受者是美国公民，他/她将被要求填写W-9表格，并且该部门将填写好的W-9表格连同礼品卡的金额一起转交给应付账款。如果礼品卡接收者是外国国民或非居民外国人，他/她将被要求填写W-8BEN表格，并且部门将填写好的W-8BEN连同礼品卡的金额一起转交给应付账款。
研究试验参与者：
各部门必须通知所有研究参与者，他们因参与研究而收到的任何礼品卡的价值是应纳税的收入。各部门必须保存提供给每位研究参与者的所有报酬，包括礼品卡的记录。如果任何个人在一个日历年内的金额超过600美元，该部门必须向该个人收集W-9表格，并将此信息报告给系统应付账款办公室，以便进行1099表格报告。同时也是大学雇员的研究参与者将被视为非雇员，前提是满足以下条件：
a.员工的参与是自愿的，不是员工在大学的正式职责的一部分；
b.员工的参与是在员工自己的时间；
c.员工在参与研究学习的同时，不履行其在大学正常职责范围内应履行的任何服务
d.与其他参与者相比，该员工没有获得额外的福利。如果不满足这些条件中的任何一个，支付给员工的任何款项都必须向工资办公室报告，以便这些款项将包含在员工的W-2中，并将扣除适用的税款。
跟踪
a.礼品卡活动应由部门记录，以便托管人拥有的礼品卡的实际数量和价值与记录在日志、收据簿或同等文件方法上的礼品卡余额相匹配。
b.礼品卡追踪方法应记录以下信息：
i.收件人姓名，或在匿名或保密人类受试者参与者的情况下，参与者的身份证号
2。发行日期
3。首席研究员或部门主管签署，授权支付给受助人
iv.付款目的
五、礼品卡编号六、礼品卡金额七、礼品卡编号研究参与者或收件人的签名或首字母缩写，如果有的话
c.匿名调查和保密调查的备用记录保存方法-对于匿名调查和保密研究参与者，部门必须保持与调查或参与者数量相等的卡片数量对账。这一对账程序必须得到财务主任办公室的批准。
d.邮寄和电子礼品卡的备用记录保存方法-对于邮寄和电子礼品卡，部门必须保持与调查或参与者数量相等的卡片数量对账。这一对账程序必须得到财务主任办公室的批准。
地理分布:
被指定负责分发礼品卡的个人不应同时被指定负责跟踪和核对礼品卡。
保管和安全礼品卡要求与现金相同的安全级别。
在本政策之外购买礼品卡的目的和目的必须事先得到首席财务官（CFO）或其指定人员的批准，因为礼品卡相当于现金，可能涉及所得税。每张礼品卡的价值不得超过100美元。
邮政卡办公室邮政卡的有效期不超过一年。